Blog

Volgens de Atradius Payment Practices Barometer voor West-Europa, gepubliceerd op 20 mei 2026, vindt bijna driekwart van de Nederlandse B2B verkoop op krediet plaats. Dat is het hoogste aandeel van de onderzochte West-Europese markten. Uitgestelde betaling ondersteunt handel, maar houdt geld tijdelijk vast bij klanten. Blijft een opeisbare factuur onbetaald, dan helpt een compleet dossier de incassopartner de vordering te beoordelen en op te volgen.

Ook bij een sterke betaalcultuur blijft debiteurenbeheer belangrijk

In de Atradius Payment Practices Barometer 2026 heeft Nederland de laagste incidentie van achterstallige B2B facturen van de onderzochte West-Europese markten. Dat is een relatief gunstige positie, maar betekent niet dat Nederlandse ondernemingen geen betalingsproblemen ondervinden. Het aandeel achterstallige facturen en het aandeel leveranciers dat met te late betalingen te maken krijgt, zijn verschillende indicatoren.

Het regionale risico blijft echter relevant. Ongeveer een kwart van de B2B facturen in West-Europa wordt na de vervaldatum betaald. Meer dan de helft van de ondervraagde bedrijven noemt liquiditeitsdruk bij klanten als belangrijkste oorzaak van vertraging. De gemiddelde kredietverliezen bedragen 1,6% van de gefactureerde B2B omzet in de regio.

Voor een Nederlandse leverancier blijft de praktische vraag hoeveel geld bij klanten uitstaat, welke facturen over tijd zijn en welke betaalafspraken niet worden nagekomen. De combinatie van veel verkoop op rekening en een relatief goede betaalcultuur maakt een volledig incassodossier niet overbodig. Een enkele grote onbetaalde factuur kan al druk zetten op de eigen liquiditeit.

Wat betekenen deze cijfers voor Nederlandse ondernemers

• Handelskrediet is in Nederland een belangrijk verkoopinstrument. Hoe groter het aandeel verkopen op rekening, hoe groter ook het bedrag dat tussen factuurdatum en betaling in debiteuren vastzit.
• Een sterke nationale betaalcultuur sluit individuele wanbetaling niet uit. Liquiditeitsproblemen, administratieve fouten, geschillen en technische problemen met facturatie kunnen betaling alsnog vertragen.
• Een compleet dossier kan de beoordeling versnellen. Overeenkomst, factuur, leveringsbewijs, voorwaarden en correspondentie helpen vaststellen waarop de vordering is gebaseerd, of deze opeisbaar is en welke stappen al zijn gezet.

Wanneer kunt u een zakelijke vordering uit handen geven?

Bij een zakelijke klant kunt u in beginsel actie ondernemen zodra de afgesproken betalingstermijn is verstreken. Controleer eerst of de factuur klopt, of de prestatie is geleverd en of er geen betaling op een andere rekening is binnengekomen. Neem vervolgens contact op met de klant om te vragen waarom de betaling uitblijft.

Een betalingsherinnering of aanmaning is bij een zakelijke klant niet altijd wettelijk verplicht. Het is meestal wel verstandig om die eerst te versturen. U geeft de klant daarmee een laatste duidelijke betaaltermijn en legt tegelijkertijd vast dat u de openstaande factuur actief heeft opgevolgd. Bij een particuliere consument gelden andere en strengere regels voor de kosteloze aanmaning. Het stappenplan van Ondernemersplein legt dit onderscheid verder uit.

Wacht niet automatisch maanden wanneer de klant niet reageert, betaalafspraken niet nakomt of steeds nieuwe redenen voor uitstel geeft. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat informatie verloren gaat, contactpersonen vertrekken of de financiële positie van de debiteur verslechtert.

Welke documenten heeft een incassobureau nodig?

Niet iedere zaak vraagt om exact dezelfde stukken. De onderstaande documenten vormen wel de basis van vrijwel ieder zakelijk incassodossier.

De overeenkomst, offerte of opdrachtbevestiging

Met de overeenkomst toont u aan welke afspraken zijn gemaakt. Lever daarom de ondertekende overeenkomst, geaccepteerde offerte, opdrachtbevestiging of inkooporder aan. Is de opdracht per e-mail tot stand gekomen? Bewaar dan de volledige berichtenreeks waaruit de aanvaarding, prijs en omvang van de opdracht blijken.

Controleer of duidelijk is wie de contractspartijen zijn, welke werkzaamheden of producten zijn afgesproken, welke prijs geldt en wanneer betaling moest plaatsvinden. Bij mondelinge afspraken kunnen e-mails, gespreksnotities en verklaringen helpen om de inhoud van de afspraak aannemelijk te maken.

De factuur en betalingsvoorwaarden

Voeg de oorspronkelijke factuur toe en controleer de bedrijfsgegevens, het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en de vervaldatum. Vermeld ook of een deel van de factuur al is betaald of gecrediteerd. Zo kan het incassobureau direct met het juiste saldo werken.

Zijn er meerdere openstaande facturen? Maak dan een overzicht met per factuur het oorspronkelijke bedrag, ontvangen betalingen, eventuele creditnota’s en het resterende saldo.

Bewijs van levering of uitgevoerde werkzaamheden

Een factuur alleen bewijst niet altijd dat de onderliggende prestatie is geleverd. Voeg daarom documenten toe die laten zien dat uw onderneming haar verplichtingen is nagekomen. Denk aan een getekende pakbon, afleverbevestiging, urenregistratie, werkrapport, e-mail met goedkeuring of andere opleverdocumentatie.

Bij digitale diensten kunnen projectupdates, verzonden bestanden, systeemlogs of een schriftelijke acceptatie relevant zijn. Kies vooral bewijs dat aansluit bij het bezwaar dat de klant mogelijk zou kunnen maken.

De toepasselijke algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden kunnen bepalingen bevatten over betalingstermijnen, rente, incassokosten, eigendomsvoorbehoud en de bevoegde rechter. Voeg de versie toe die gold toen de overeenkomst werd gesloten. Bewaar ook bewijs dat de klant de voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst kon inzien.

Een later aangepaste versie geldt niet automatisch voor een oudere opdracht. Noteer daarom bij terugkerende klanten welke versie bij welke overeenkomst hoort.

Herinneringen, aanmaningen en betalingsafspraken

Lever kopieën aan van betalingsherinneringen, aanmaningen en relevante e-mails of brieven. Noteer ook telefonische contactmomenten: wanneer heeft u gebeld, met wie heeft u gesproken en welke betaalbelofte is gedaan?

Heeft de klant om uitstel gevraagd of een betalingsregeling voorgesteld? Voeg de schriftelijke bevestiging en een overzicht van nagekomen en gemiste termijnen toe. Een concrete erkenning van de schuld kan belangrijk zijn voor de verdere beoordeling van de zaak.

Actuele gegevens van de debiteur

Vermeld de volledige handelsnaam, het KvK-nummer, het vestigingsadres, e-mailadres, telefoonnummer en de bekende contactpersonen. Controleer of de onderneming nog actief is en of de correspondentie niet naar een oud adres gaat. Bij een eenmanszaak of vennootschap onder firma kan ook de juridische structuur relevant zijn voor de juiste tenaamstelling.

Wat als de klant de factuur betwist?

Een betwiste factuur vraagt om een andere beoordeling dan een factuur die simpelweg niet wordt betaald. Leg daarom precies vast welk bezwaar de klant maakt. Gaat het om de kwaliteit, de hoeveelheid geleverde goederen, de prijs, een vermeende tekortkoming of een beroep op verrekening?

Reageer inhoudelijk en verzamel bewijs dat het bezwaar ondersteunt of weerlegt. Een betwisting betekent niet automatisch dat incasso onmogelijk is, maar de zaak kan juridische beoordeling, onderhandeling of uiteindelijk een gerechtelijke procedure vereisen. Verzwijg het geschil daarom nooit bij de overdracht. Met een compleet dossier kan sneller worden bepaald welke route realistisch en proportioneel is.

Wanneer is het tijd om een incassobureau in te schakelen?

Blijft een opeisbare factuur ondanks uw contactpogingen onbetaald, dan kunt u een incassobureau inschakelen om de vordering professioneel te laten opvolgen. Atradius Collections ondersteunt ondernemingen bij binnenlandse en internationale B2B incasso. Dat moment is vaak bereikt wanneer de debiteur niet meer reageert, een toegezegde betaaldatum laat verlopen of meerdere betalingsregelingen niet nakomt.

Ook de impact op uw eigen onderneming telt mee. Als het opvolgen van de zaak veel tijd kost, de openstaande posten oplopen of uw cashflow onder druk komt te staan, kan uitbesteden verstandiger zijn dan nog een extra ronde herinneringen sturen.

Kijk bij de keuze van een incassopartner niet alleen naar het tarief. Let ook op ervaring met zakelijke vorderingen, transparantie over de werkwijze, rapportage, internationale mogelijkheden en de manier waarop het bureau met de klantrelatie omgaat.

Wat gebeurt er nadat u de vordering overdraagt?

Na de overdracht beoordeelt het incassobureau eerst de vordering en het dossier. Als informatie ontbreekt, kan het om aanvullende stukken vragen. Daarna wordt de debiteur benaderd met het verzoek om te betalen of om een haalbare betalingsregeling af te spreken. Dit is de minnelijke fase: het doel is betaling zonder tussenkomst van de rechter.

Een regulier incassobureau kan niet zelf beslag leggen of een officiële dagvaarding uitbrengen. Als minnelijk incasso geen oplossing oplevert, moet worden beoordeeld of een gerechtelijke vervolgstap financieel en juridisch zinvol is. Voor dwangmaatregelen is een gerechtsdeurwaarder nodig en meestal eerst een vonnis. Ondernemersplein beschrijft de verschillen tussen een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder.

Checklist voordat u de vordering overdraagt

Controleer vóór de overdracht of uw dossier minimaal het volgende bevat:

• de overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging of inkooporder;
• de factuur en een actueel saldo-overzicht;
• bewijs van levering of uitgevoerde werkzaamheden;
• de toepasselijke algemene voorwaarden;
• betalingsherinneringen en aanmaningen;
• e-mails, brieven en gespreksnotities;
• schriftelijke betalingsafspraken;
• actuele gegevens van de debiteur;
• een duidelijke beschrijving van een eventuele betwisting.

Veelgestelde vragen

Moet ik een zakelijke klant altijd eerst aanmanen?

De wettelijke kosteloze veertiendagenbrief voor consumenten is niet van toepassing op een klant die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Dat betekent niet dat iedere vorm van aanmaning of ingebrekestelling altijd overbodig is. Controleer de overeenkomst, de algemene voorwaarden en of de klant in verzuim is. Een duidelijke betalingsherinnering blijft praktisch verstandig.

Kan ik een betwiste factuur uit handen geven?

Dat kan, maar meld de betwisting direct en lever alle relevante correspondentie en bewijsstukken aan. Afhankelijk van de inhoud van het geschil kan minnelijke incasso nog mogelijk zijn of kan juridische beoordeling nodig zijn.

Wanneer verjaart een zakelijke factuur?

Voor een factuur aan een zakelijke klant geldt doorgaans een verjaringstermijn van vijf jaar na afloop van de betalingstermijn. Een correcte stuitingshandeling kan een nieuwe termijn laten beginnen. Wacht bij een oudere vordering niet af, maar laat tijdig beoordelen welke actie nodig is.

Een compleet dossier voorkomt onnodige vertraging

Een incassobureau kan effectiever starten wanneer direct duidelijk is waar de vordering op is gebaseerd, wat al is betaald en hoe de debiteur heeft gereageerd. Verzamel daarom niet alleen de factuur, maar ook de afspraken, het bewijs van uw prestatie en alle communicatie over de betaling.

Door het dossier op orde te brengen voordat u de zakelijke vordering overdraagt, verkleint u de kans op vertraging en kan sneller worden bepaald welke vervolgstap bij de situatie past.

Over de cijfers en Atradius Collections

Atradius publiceerde de Payment Practices Barometer voor West-Europa op 20 mei 2026. Het onderzoek beschrijft ontwikkelingen in B2B handelskrediet, betaalgedrag, DSO, kredietverliezen en verwachtingen van ondernemingen. De genoemde percentages zijn onderzoeksresultaten van Atradius en hebben betrekking op de onderzochte markten en periodes.

Atradius Collections is gespecialiseerd in zakelijke incasso en ondersteunt bedrijven bij het innen van binnenlandse en internationale openstaande facturen. De organisatie combineert internationale dekking met lokale kennis van taal, markt en wetgeving. De praktische checklist in dit artikel helpt ondernemingen een dossier voor een eventuele overdracht voor te bereiden.

Bron: Atradius, B2B payment practices trends in Western Europe 2026, Silvia Ungaro, gepubliceerd op 20 mei 2026. Nederlandse bevindingen en regionale gemiddelden zijn in de tekst afzonderlijk aangeduid.